POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ 

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POUR SERVICES FINANCIERS CHRISTINE BOURASSA 

Protéger la vie privée de nos clients, employés et collaborateurs est pour nous une priorité! Dans le cadre de nos fonctions, nous devons récolter des renseignements personnels et nous nous engageons à en assurer la confidentialité en tout temps. Notre politique de protection des renseignements personnels précise comment vos droits en tant que consommateurs à la protection de vos informations ainsi que votre droit d’accès à ceux-ci. 

Cette politique vise entre autres la prise de données, l’utilisation qui en sera faite, et la non divulgation de vos informations ainsi que comment sont consignés nos dossiers et qui y a accès. 

VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Les renseignements personnels sont les données qui concernent un « individu identifiable ». Il s’agit de renseignements qui, seuls ou jumelés à d’autres données, permettent de vous identifier en tant qu’individu. Ils doivent être protégés en tout temps qu’ils soient collectés sous forme de sondage, courriel, sms, consignés dans une analyse financière ou vus en vidéoconférence. 

A PROPOS DE LA COLLECTE D’INFORMATIONS

 Les services que nous offrons sont réglementés par l’AMF et la chambre de la sécurité financière. Il est de notre devoir d’évaluer votre situation financière, personnelle, familiale ainsi que vos objectifs avant d’effectuer des recommandations. L’objectif étant la protection du public et aussi de s’assurer que les produits et services auxquels vous adhérez sont vraiment adaptés à votre situation. Selon notre code de déontologie il est impossible de procéder à la vente de produits ou à des recommandations sans avoir effectué une analyse approfondie. 

Les renseignements nécessaires varient selon les services offerts mais peuvent notamment inclure votre nom complet, date de naissance, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, situation maritale, le nom complet de votre conjoint ainsi que sa date de naissance, le nom complet de vos enfants et leur date de naissance, vos revenus familiaux annuels, vos actifs et passifs, vos assurances détenues ainsi que vos objectifs et ambitions. Nous devrons aussi confirmer vos informations avec une pièce d’identité valide et selon les produits offerts le gouvernement peut exiger la collecte de votre numéro d’assurance sociale. 

En cas de changement dans des contrats existants ou réclamations nous serons aussi tenus de collecter vos renseignements personnels et de valider une pièce d’identité. Pour vous protéger en cas de fraude nous pourrions devoir vous poser des questions d’identification lors de communications téléphonique ou courriel. 

CONSENTEMENT 

Lorsque nous effectuons une analyse financière et prenons vos données personnelles vous devez consentir à nous partager vos informations pour que nous puissions vous offrir vos recommandations sur mesures. Lorsque vous acceptez de répondre à nos questions il s’agit d’un consentement tacite. ( Autorisation qui, sans avoir été formellement exprimée, est présumée avoir été accordée en raison des circonstances.)

 Le consentement peut être donné par vous ou par vos représentants autorisés, par exemple un tuteur légal ou un individu qui a une procuration.

 Sachez que si vous choisissez de cesser notre lien d’affaire nous devons respecter la loi. En matière d’assurance et de planification financière, les renseignements relatifs aux dossiers clients ainsi que les pièces utilisées pour les constituer doivent être conservés par le cabinet, la société ou le représentant autonome pendant une période minimale de cinq ans suivant la fermeture du dossier client, laquelle est définie comme suit : 

• la fermeture définitive du dossier du client; 

• la date de la prestation du dernier service rendu au client; ou 

• l’échéance sans renouvellement ou remplacement du dernier produit vendu au client.

 En ce qui concerne les renseignements contenus dans le registre du compte séparé, ils doivent également être conservés pendant au moins cinq ans après la dernière inscription. Quant aux relevés de ventes et de services, des inscriptions et des transactions comptables, la période de conservation est de cinq ans au minimum. 

Il est important de noter que le cabinet, la société autonome ou le représentant autonome devront se conformer à d’autres lois ou règlements imposant des délais de conservation pour certains documents (RH, impôt, lutte contre le blanchiment d’argent, etc.).

 Il peut arriver dans de rares occasions que nous devions prendre vos renseignements personnels sans votre consentement ( en cas de réclamation si vous êtes inaptes, en cas de nécessité d’une enquête pour un bris de contrat, pour prévenir la fraude ou appliquer la loi)

 LIMITES DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toutefois nous pouvons les divulguer sans votre consentement s’il s’agit d’une situation exigée par la loi. 

Vos renseignements ne peuvent être consultés que par vos conseillers en sécurité financière, leur adjoint(e) ainsi que les personnes autorisées par la compagnie d’assurance et ce seulement dans le cadre des tâches nécessaires pour votre bien. 

Nous communiquons vos données seulement à la compagnie d’assurances avec qui vous faites affaires ou nos partenaires ou consultants externes qui travailleront sur votre dossier.

 Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la loi que nous refuserons de divulguer cette information. Nous effectuons un suivi précis des personnes à qui vos renseignements personnels ont été divulgués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation.

 PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des partenaires ou consultants externes de services financiers Christine Bourassa pour bien répondre à vos besoins.  Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement de partage des renseignements personnels.

 EXACTITUDE

 Dans le cadre de nos fonctions il est de notre devoir de s’assurer de l’exactitude de vos renseignements consignés à votre dossier.

 CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS 

Tel que mentionné ci-haut nous devons nous conformer à la loi quant à la conservation de vos renseignements suite à une fin de collaboration. Lors de la destructions de vos renseignements nous veillons à ce qu’aucune personne non autorisée ait accès à vos données personnelles. 

RESPONSABILITÉ 

Nous assumons l’entière responsabilité de la confidentialité de vos renseignements personnels. Nos partenaires et consultants externes doivent en tout temps respecter notre politique de confidentialité. Nos conseillers en sécurité financière ainsi que tout notre personnel ayant accès à votre dossier sont formés en matière de protection de vos renseignements personnels ainsi que des lois applicables.

 MESURES DE SÉCURITÉ 

Tous les membres de services financiers Christine Bourassa sont formés sur la cyber-sécurité et nos normes de sécurité sont rigoureuses pour que vos données confidentielles soient protégées contre la perte, le vol ou utilisation par une personne non autorisée. Nous utilisons un pare-feu et les mots de passes de nos systèmes de collectes de données sont changés sur une base régulière. Si vous nous transmettez une pièce d’identité ou un document par SMS il sera effacé après vérification. 

DEMANDE D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET MODIFICATIONS 

Vous pouvez en tout temps demander accès à votre dossier et voir les données que nous détenons à votre sujet sauf si proscrit par la loi bien entendu. Vous devez en faire la demande par écrit avec signature et nous devrons vous transmettre l’entièreté de votre dossier dans un délai de 21 jours ouvrables. Des honoraires de 100$ pourront être exigés pour le traitement de votre demande. 

Si l’information fait l’objet d’un litige ou encore en cas d’enquête pour fraude ou pour respecter la loi nous pourrions être dans l’obligation de refuser votre demande à vous transmettre la copie de votre dossier. 

Vous ne pouvez demander les renseignements d’un contrat d’assurance dont vous êtes l’assuré mais pas le propriétaire. Vous ne pouvez pas non plus accéder aux informations concernant le dossier de votre conjoint ou enfant majeur sans leur consentement signé.

 Si suite à une demande d’assurance vous voulez avoir plus d’informations sur les raisons médicales ayant conduit à une décision vous concernant nous devrons transmettre les informations à un médecin pour que vous puissiez en prendre connaissance avec lui. 

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l’adresse ci-dessous :

 Services financiers Christine Bourassa

 438 404-5523 (vous pouvez envoyer un SMS) 

Courriel : christine.bourassa@agc.ia.ca 

Une vérification de votre identité sera nécessaire pour procéder à votre demande. Nous avons un délai de 72 heure ouvrable pour vous donner l’accusé de réception et de 21 jours ouvrables pour compléter votre demande.

PLAINTES ET QUESTIONS 

Vous pouvez communiquer avec nous en tout temps en cas de questions concernant notre politique de confidentialité. Si vous désirez formuler une plainte veuillez nous écrire par courriel.